Travel Grants

Site pentru cereri de calatorie: https://travel.upb.ro/.

Doctoranzii au la dispozitie 20% din grantul doctoral (6500 RON/an) pentru deplasari. De asemenea, multe conferinte ofera travel grants pentru studenti.] Mai jos este descrisa metodologia pentru cereri de calatorie bugetat din grantul doctoral, pentru deplasari bugetate din proiecte va trebui sa luati legatura cu coordonatorul de doctorat.

Respectarea metodologiei în vigoare

În mare, trebuie să completați Nota de fundamentare (o găsiți în anexele metodologiei) și să vă asigurați că vă încadrați în bugetul vostru disponibil. Va trebui să obțineți semnături pentru această cerere de la coordonatorul vostru de doctorat, Directorul Școlii Doctorale și Directorul CSUD.

Nu achițiționați nimic (cazare, avion, taxă, etc) până când nu primiți acceptul final pentru deplasare (Pasul 7). Nu vi se vor deconta cheltuielile făcute înainte să primiți aprobarea finală.

Biletul de avion se va achiziționa de către UNSTPB (veți fi contactat de către cineva de la relații Internaționale pentru mai multe detalii).

Calculați bugetul întotdeauna prin adaos la lucrurile schimbătoare (mai ales biletul de avion). Poate dura mult până când primiți aprobarea finală de deplasare, timp în care nu puteți face nicio achiziție de hotel/avion/taxă. Astfel că, aveți în vedere, ca la costul biletului de avion, să vă uitați la prețul curent și să dublați suma, pentru a nu fi nevoie să luați procedura de la capăt în caz că prețurile cresc.

Există o sumă fixă maximă pentru decontarea cazării, specifică fiecărei țări de deplasare. O puteți consulta aici (Articolul 20).

Prin grantul doctoral, se acordă doar cheltuielile menționate în cerere, nu aveți diurnă.

Pentru taxa de conferinta, cereti chitanta (invoice) cu datele politehnicii.

Cererea de deplasare în platforma travel.upb.ro

1. Fiecare doctorand va folosi platforma https://travel.upb.ro, autentificarea făcându-se cu contul UPB.

2. După autentificarea în platforma Travel se va alege din meniul Cerere nouă, una din cele 2 opțiuni, în funcție de tipul de mobilitate.

3. Primul pas se referă la Informații personale. La Tip utilizator se va selecta Student, Programul de studiu se va selecta Doctorat, Anul de studiu se alege relativ la anul în care ați fost înmatriculați.

numai studenții doctoranzi, cu finanțare de la bugetul de stat, aflați legal în stagiu beneficiază de acest suport financiar. De asemenea, suportul nu se aplică pe perioada întreruperilor legate sau a prelungirilor

La Specializare se va menționa programul de doctorat, de exemplul Calculatoare și Tehnologia Informației sau Ingineria Sistemelor.

Restul informațiilor sunt persoanele și sunt necesare pentru declarația de confidențialitate.

4. Al doilea pas solicită Informații cerere de deplasare. Completați cu atenție Scopul Deplasării, apoi oferiți detalii cu privire la Conferință / Vizită la instituție / Întâlnire de Proiect / Altele în câmpul dedicat din dreapta. Dacă nu se găsesc deja informații, vă rugăm să adăugați toate informațiile necesare. De exemplu, dacă nu am găsit conferința, va trebui să completăm informațiile necesare.

Apoi, se va completa Data de început și Data de încheiere.

transportul dus-întors se va efectua în această perioadă, deci trebuie să aveți grijă cum selectați datele, altfel vor fi probleme la decont, care nu se vor putea remedia și nu veți putea primi suma aferentă deplasării.

Se poate alege o data de inceput cu o zi inainte de conferinta si o data de incheiere cu o zi dupa conferinta

In conformitate cu regulamentul privind deplasările, cererile de deplasare trebuie depuse cu cel puțin 15 de zile înainte de data deplasării.

La Metoda de călătorie va trebui să selectați și să motivați alegerea. Achiziția biletului de avion se face in mod obligatoriu prin Direcția Achiziții a UNSTPB.

Pentru călătoria cu avionul va fi nevoie să aveți la decont cărțile de îmbarcare. Pentru călătoria cu mașina un bon de carburant de la o stație de alimentare de pe traseu din ziua plecării sau întoarcerii. Pentru călătoria cu trenul, biletul de tren și dovada plății lui (chitanța, extras cont, etc.).

La Dovada de participare se va încărca un document pdf care să ateste dovada mobilității. Acesta poate fi: o scrisoare de acceptare a unui articol la o conferință în care se menționează datele de participare și localitatea (se poate face print to pdf și chiar atașa la pdf-ul respectiv capturi de pe site-ul conferinței), o scrisoare de invitație, orice alt document care să probeze participarea voastră la un tip de mobilitate. Acest document va putea fi vizualizat de către toți cei care vor semna cererea dumneavoastră.

5. Pasul următor vă solicită să selectați Tipul finanțării. Se va alege obligatoriu Fonduri granturi doctoranzi. Pentru deplasările externe puteți solicită avans la finanțare.

Apoi pentru fiecare categorie de cheltuială în parte se va alege sursa de finanțare. Se poate ca deplasarea voastră să nu necesite toate categoriile de cheltuieli, în acest caz, menționați Nu este cazul, sau dacă suma estimată depășește pragul de 20% din grantul doctoral.

La secțiunea Notă de fundamentare veți estima costurile aferente deplasării.

• Taxa de participare este estimată conform evenimentului.
• Transportul se poate estima conform cu ofertele de bilete de avion sau tren identificate. Pentru transportul cu mașina se va estima 7,5 litri de carburant la 100 km.
• Pentru cazare se acordă o sumă forfetară pe noaptea de cazare, conform cu legislația în vigoare pentru deplasările în străinătate1, sau în țară.

Pentru deplasările cu avionul vi se cere să completați: Configurația zborului. Oferiți cât mai multe detalii, numărul cursei, compania, ora și data decolării, atât la dus cât și la întors. Se recomandă să oferiți 2 variante.

Pentru clarificări suplimentare cu privire la pașii menționați, se poate consulta și Regulament privind deplasările externe și interne ale personalului aflat în raporturi de muncă sau de studii cu Universitatea Națională de Știință și Tehnologie POLITEHNICA București.

Pentru toate estimările făcute de voi, încercați să puneți sume mai mari, mai ales la transport, unde costurile sunt variabile (mai mari cu 15-25%). Taxa de participare și cazarea se pot estima cu o precizie mai bună. Vă recomandăm să folosiți pentru estimări moneda RON pentru deplasările interne și RON / EURO pentru deplasările externe.

La secțiunea Dovada fonduri granturi doctoranzi se va încărca nota de fundamentare semnată de către doctorand și avizată de către conducătorul de doctorat, directorul școlii doctorale și directorul CSUD. Modelul este prezentat în Anexă, poate fi actualizat cu informațiile necesare. Atenție: această notă de fundamentare trebuie semnată și vizată înainte de începerea procedurii în platforma Travel, la acest pas aveți nevoie doar de forma scanată a acestuia.

6. La ultimul pas veți menționa Superiorul ierarhic (Directotul Școlii Doctorale) și Tutore (conducătorul de doctorat) prin scrierea numelor acestora în listă și selectarea automată.

După finalizare, în contul dumneavoastră găsiți cererea de deplasare internă / externă la categoria respectivă. Acolo puteți vizualiza stadiul verificării și aprobării acesteia. a

Sunt peste 10 semnături care trebuie obținute (puteți vedea progresul cererii voastre online la Istoric cereri → Filtru: Ale mele). Sunt două etape de semnături: Cererea de deplasare și Dispoziția de deplasare. Întâi se va semna cererea complet, după care, la Vezi detalii → Către dispoziție, puteți urmări procesul semnării dispoziției de deplasare.

După ce acest pas este finalizat, puteți începe să achiziționați cazarea/taxa de conferință. Veți fi contactat pentru confirmarea biletelor de avion de către biroul de Relații Internaționale

Când cererea este finalizată veți aduce (personal) următoarele documente la sediul școlii doctorale:

• Ordinul de deplasare (tipărit), chiar dacă acesta este semnat electronic.
• Nota de fundamentare generată din platformă, semnată de voi, olograf.
• Nota de fundamentare folosită de voi la dovadă fonduri granturi doctoranzi, cu documentele anexate acesteia (acceptul, e-mailul, certificatul, invitația pentru publicare articol/participare la conferință/eveniment).

7. Asteptare dupa aprobarea finala

Decontul cheltuielilor de deplasare

Solicitantul (studentul-doctorand) are obligația de a realiza decontul de cheltuieli, în termen de 3 zile de la întoarcerea din deplasare.

Decontul se va întocmi și realiza la Serviciul Financiar (care se află în clădirea Rectoratului, la parter) în prezența solicitantului (studentul-doctorand), pe baza următoarelor documente:

• Dispoziția Rectorului/Ordinul de deplasare extern/intern. Pentru deplasarea internă, ordinul de deplasare trebuie semnat la entitatea la care s-a efectuat deplasarea (după tipul deplasării);
• Nota de fundamentare;
• Documente justificative: bording pass (în original), factură bilet de avion, care se solicită de către titular la Direcția Achiziții, bilete de tren sau dovada plății pentru cele achiziționate online (extras de cont) alte facturi, bonuri fiscale, chitanțe de plată, extras de cont ș.a.m.d.;
• Raport de activitate semnat de studentul doctorand și avizat de conducătorul de doctorat;
• Propunerera de angajare a cheltuielilor și Referatul de necesitate aprobate înaintea deplasării (realizate de către compartimentul de specialitate, adică școala doctorală) – copie;
• Copie CI și extras de cont necesare pentru restituirea banilor.

După finalizarea decontului și semnarea lui de către solicitant (studentul-doctorand) și reprezentantul Serviciul Financiar, decontul se aduce la școala doctorală pentru finalizarea plății.

FAQ

Q: Grantul doctoral se cumuleaza de la an la an? A: Nu

Q: Trebuie sa fiu prim-autor pentru a beneficia de travel grant? A: Nu